各二级学院：

为进一步规范我校学生档案管理工作，提高学生档案管理服务水平，根据相关工作要求，拟开展2023级新生学生档案建档工作，安排如下：

一、时间安排

1.10月10日-10月13日，请各学院至求实楼219室领取部分邮寄到档案馆的新生档案以及档案袋。

2.10月16日至10月20日，各学院自行建档、装袋。

3.10月23日至10月31日，各学院移交实体档案。各学院具体时间安排请见附件。

二、新生入学材料归档范围

为了保证学生档案能够顺利、完整、安全、有序地移交到档案馆，以便后续开展档案转递工作，请各二级学院新生带班辅导员按要求整理学生档案装袋，将新生入学时产生的相关材料归入档案袋，并按学生学号升序顺序整理排列档案，入学归档材料如下（所需材料清单已于开学前通知）：

（1）高考报名登记表（本科生由招毕办提供）或研究生录取登记表（研究生由研究生处提供）；

（2）新生入学登记表（一式两份原件，本科生为学生登记表、研究生为研究生入学登记表），要求学生本人签字，辅导员签字，并加盖二级学院公章；

（3）身份证复印件；

（4）入学前户籍所在地户口簿复印件（首页+学生页）；

（5）上海市高校学生体质健康卡；

（6）军训登记表（研究生除外）。

三、建档流程及要求

1.收集齐所有新生入学应归档材料（纸质原件，清单如上，并确保签名盖章处无遗漏）。

2.确认学生档案管理系统中新生班级名单是否已经准确、完整同步，如有学生信息不准确或不完整，请联系学工部或自行手动修改。

3.核实到档情况，并在学生档案管理系统中“确认到档”，可以班级为单位批量确认。

4.在系统中编辑确认材料清单（在对应表格里打√，可根据收集情况进行批量添加；必备材料缺失时系统会提示：“该必要材料缺失”，请及时提醒学生补交）。

5.打印材料清单（可批量打印）。

6.打印学生基本信息条形码或自制标签（必须含“学生姓名、学院、班级和学号”信息），并粘贴在云顶国际平台游戏官网学生档案袋右上角。

7.检查高中材料的合规性（相应位置是否有盖章等），如有发现问题请联系学生高中学校补齐并备注。

8.将材料清单、高中材料和新生入学材料装入云顶国际平台游戏官网学生档案袋，请注意档案中材料摆放顺序与系统中的“材料清单”排序保持一致，打印出来的材料清单放在首页。

9.打印“**学院**学生汇总表”。

10.以班级为单位，按学号顺序从小到大排列学生档案袋，连同“**学院**学生汇总表”一起移交档案馆。

四、友情提示

1.建档时可同时按教务处及研究生处要求进行新生入学资格审查中的档案审查，请各二级学院辅导员合理安排建档时间。

2.移交时所有清单须从系统打印。

3.团员材料和党员材料取出（系统材料清单中团员材料和党员材料无需打钩），由学院统一自行保管，毕业时一并归档。

4.录取通知书无需入档，由学院统一自行保管，毕业时一并归档。

5.若无法编辑材料清单，请提醒副书记进行确认到档操作后，再通知档案馆进行确认到档操作。

6.新生入学登记表原件一份入学生档案袋，一份原件请以班级为单位提交至档案馆求实楼224室，孙佩雯收，请确保签名盖章完整。

附件：2023级新生档案整理建档时间安排表

图书馆(档案馆)

2023年10月9日

附件：

2023级新生档案整理建档时间安排表